Правила оптимизации затрат

Posted onLeave a commentCategoriesУправляющим собственникам

Кризис. Финансовые кризисы вносят свои коррективы в деятельность Компании. В каких бы условиях не работала Компания- главная цель деятельности- максимизация прибыли. А задача руководства - обеспечить достижение целевых показателей.

Прибыль- один из важнейших целевых показателей, через который оценивают эффективность руководства Компании. 

Самая простая формула нахождения Прибыли- разница между доходами и расходами Компании.

При этом, каждый из нас понимает- Прибыль может быть  увеличена как за счет роста Доходов Компании, так и за счет снижения (оптимизации) Расходов.

Вопросам формирования и увеличения Доходов Компании будет посвящен другой материал. Сейчас предлагаем рассмотреть важнейшие направления оптимизации Расходов.

ВАЖНО: в основе разработки программы оптимизации затрат лежит незыблемое ПРАВИЛО РАЦИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИИ

ПРАВИЛО РАЦИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИИ: находим резервы экономии, при этом не формируем отложенные расходы. Отложенные расходы- расходы, от которых Компания отказывается в данном периоде, искусственно перенося их на будущий период (например, ремонт техники, ремонт зданий и сооружений и т.д.) 

Итак, представляем 5 способов, позволяющих Компании пересмотреть отношение к расходам, 5 инструментов оптимизации Затрат, приводящих к максимизации Прибыли.

1. Оптимизация расходов на персонал

Уже давно стало понятно, что расходы на персонал включают не только расходы на оплату труда, но и так называемые «зарплатные налоги»: НДФЛ и Страховые взносы.  А теперь давайте подумаем, все -ли это расходы на персонал? Что может еще включать данная статья расходов? 

Первое:  обучение и повышение квалификации (или развитие персонала). Необходимо следить, что бы не сформировался формальный подход к обучению и повышению квалификации. Развивать  необходимо те компетенции, которые в данный момент (или в ближайшей перспективе) необходимы для качественного  выполнения функциональных обязанностей.   Мы сейчас не говорим об обязательном обучении, связанным с допуском к работам (например — в строительстве).

Второе: пересмотреть структуру заработной платы, в пользу увеличения переменной (премиальной части). Для этого необходимо разработать Положение о Премировании (или скорректировать) и внести соответствующие изменения в коллективный договор. Через два месяца Компания сможет перейти на новые условия премирования сотрудников. Здесь же возможно предусмотреть условия премирования- например, при достижении Компанией определенных результатов деятельности. 

Третье: оптимизация организационной структуры, позволяющая сократить численность персонала. Как правило, Компания, работающая на рынке более 10 лет обладает возможностью оптимизировать организационную структуру. Не секрет, что часто, организационная структура Компании формируется и  развивается стихийно. Какие-то должности появляются, какие -то должности, или даже целые структурные подразделения остаются как рудименты, дублируя функционал других структурных подразделений. 

Четвертое: привлечение студентов и тщательный отбор специалистов.

2. Контроль роста затрат на оплату сырья и материалов

У производственной Компании статья затраты на приобретение материалов и сырья самая крупная. Она составляет в том числе производственную себестоимость, иногда достигая до 90% в производственной себестоимости продукции. Поэтому так важно наладить КОНТРОЛЬ за формированием данной статьи расходов.

Первое: пересмотр условий договоров на поставку сырья и материалов. Где это возможно- поиск альтернативных поставщиков. 

Второе: использовать менее дорогие компоненты, где это возможно. Компания может даже внести конструктивные изменения в выпускаемую продукцию для того, чтобы иметь возможность перейти на новые материалы.

Третье: внедрение ресурсосберегающих технологий в производственный процесс

Четвертое: совершенствовать закупочные процедуры. 

3. Оптимизация офисных расходов

Если рассматривать классификацию расходов (согласно форме 2 Приложения к бухгалтерскому балансу), то  достаточно часто офисные расходы включаются в управленческие расходы. Важные направления экономии офисных расходов представлены ниже. 

Первое: сокращение величины арендных платежей в том числе за счет «уплотнения», оптимизации и сокращения численности сотрудников, организации «удаленных» рабочих мест. 

Второе: оптимизация коммунальных платежей, в том числе за счет рациональной экономии электроэнергии, регулирования объема забираемого тепла, организации контроля расходов на оплату телефонных переговоров и оплату абонентской платы за мобильную связь. Один из вариантов сокращения затрат на офис- это выделенные компьютеры с доступом в интернет. Это также позволяет повысить эффективность работы сотрудников. Необходимо прививать сотрудникам «культуру энергопотребления», напоминать о необходимости в том числе выключать свет.

Третье: оптимизация (минимизация) расходов на кофе, печенье, питьевую воду для сотрудников Компании. 

Четвертое: расходы на канцелярию. В некоторых Компаниях даже разработаны нормы потребления канцелярии на одного сотрудника. 

4. Оптимизация бизнес-процессов

Для многих термин «бизнес-процессы» до сих пор остается загадкой.  Если говорить простым языком, бизнес-процессы это способ выполнения различных функций и задач в Компании. Любая процедура является бизнес-процессом, который возможно описать, графически формализовать, ну и оптимизировать. Под оптимизацией мы будем понимать либо упрощение либо упорядочение функционала. И то и другое в конечном итоге приводит не только к экономии (в денежном эквиваленте), но и экономии времени и трудозатрат на выполнение конкретного функционала. В последнее время популярным становится «бережливое производство». 

5. Оптимизация представительских расходов

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К представительским расходам относятся также расходы на официальный прием участников совета директоров или иного руководящего органа (не очень актуально для малого бизнеса). На величину представительских расходов могут быть установлены лимиты (предел выше которого нельзя увеличивать величину представительских расходов). Важно, мы сейчас говорим   не о тотальном снижении  представительских расходов, которое может обернуться для Компании снижением объемов договорной работы. Мы говорим о том, что все расходы должны быть обоснованы и спланированы с учетом отдачи. 

Вместо заключения приведу некоторые наблюдения из практики:

  1. Не бывает мелочей. Все расходы, даже занимающие вы общей себестоимости менее 1%- нуждаются в планировании, ежедневном мониторинге, контроле и анализе. Даже минимальное снижения затрат (или удержание затрат на прежнем уровне)- является хорошим результатом. Вспомним поговорку- «Копейка рубль бережет»;
  2. Затраты возникают даже тогда когда Компания не функционирует;
  3. «Борьба» с затратами это не борьба одного против всех. Сделайте сотрудников единомышленниками. Цените рациональные предложения сотрудников. Именно «на местах» видны резервы оптимизации. 
  4. Что бы экономить в будущем, нужно быть готовым «вложиться» здесь и сейчас. 
  5. Основные инструменты управления затратами: планирование, нормирование, мониторинг, анализ эффектности затрат и причин их возникновения. 

Хотите настроить бизнес с минимальными затратами на достижение максимальных результатов?

У ВАС ОСОБЫЙ СЛУЧАЙ И ТРЕБУЕТСЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПОДХОД?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *